El concepto de sistema es bien conocido para la Universidad, pues ésta lo usa para muchas de las funciones: se habla de sistema educativo, sistema financiero, etc. Los sistemas son conjuntos de cosas que ordenadamente dispuestas sirven para un fin determinado. Para su funcionamiento tienen objetivos, actividades y formas de medición. Los sistemas se diseñan y se implantan y tienen un funcionamiento continuo e integrados.

Pensemos en una empresa con sistema de ventas, sistema de compras, etc., tienen un funcionamiento continuo, se produce continuamente, se vende continuamente, y están integrados pues no se fabrica si no hay perspectivas de venta, no se compra si no hay financiación, no se vende si no hay perspectivas de cobrar.

De igual manera, un sistema de Gestión de la Prevención es un conjunto de cosas que están ordenadamente dispuestas entre sí­ para evitar los accidentes laborales. Sin embargo, a diferencia de otros sistemas, en la UCM su necesidad no se ve evidente pues se piensa que los accidentes son "inevitales".

Pues bien, ha llegado el momento de hacer notar que los accidentes son evitables con un buen sistema de prevención, que ello requiere algo más que acumular documentación y que no es cosa sólo de la Mutua, que los accidentes se evitan sobretodo con cultura preventiva, y ésta se produce por la gestión adecuada del sistema de prevención.

El sistema de prevención incluye organización, material de protección, nombramiento de responsables y de personal técnico, formación, etc. Pero sobretodo exige de los responsables de la gestión de la prevención que asigne funciones concretas al personal técnico, dotarles de medios, evaluar el cumplimiento de las normas y tomar decisiones correctoras. La Mutua no puede llevar adelante la gestión de la prevención, ni implantar costumbres preventivas, ni evaluar el desarrollo del cumplimiento en los puestos de trabajo. Debe ser la propia Universidad y su personal encargado de las tareas preventivas en número suficiente y adecuado el que aplique y haga aplicar los métodos preventivos a todos en nuestra Universidad. Es esa buena gestión con medios materiales y humanos adecuados lo que implanta la cultura preventiva.

El sistema incluye documentación, porque necesita saber que riesgos existen, evaluarlos, diseñar estrategias a seguir para evitar los riesgos en origen, tener formas de medir el grado de efectividad del sistema, y necesita hacerlo de manera sistemática, para que no se olvide nada, por ejemplo cuando entre un nuevo trabajador en la Universidad, cuando cambia de puesto de trabajo, para dar la formación adecuada e informar de los riesgos de cada puesto, etc. Pero el sistema no es sólo documentación. La documentación sirve al sistema y le da soporte fí­sico, pero no es el sistema. La UCM tiene cada vez más una buena documentación guardada en las estanterí­as y es perfectamente inútil, burocrática y pesada. Por ello una vez más la documentación a de ser diseñada desde una gestión adecuada para que no resulte una carga insoportable que haga impracticable el sistema.

Nuestra recomendación es que la gestión de la prevención debe ser un sistema con responsables de la UCM a la cabeza con formación adecuada que lideren el proceso, y apoyándose en los Técnicos de Prevención, que será personal de la UCM, que con su preparación especí­fica y conocimiento de la estructura de la Universidad forme un equipo operativo que sea capaz de dar respuestas y soluciones aceptables a los problemas de prevención existentes. Este Servicio bien organizado conseguirí­a resultados semejantes a como funcionan otros servicios en la Universidad Complutense de Madrid.